Håndtering av klage og varsel
- formell saksbehandling
I noen arbeidsmiljø utvikler det seg alvorlige situasjoner der det fremsettes klager og varslinger. Slike klager og varslinger må håndteres i tråd med arbeidsmiljøloven, internkontroll-forskriften, gode rutiner for saksbehandling og en rettferdig prosess. Vi har et psykologisk og juridisk perspektiv som sikrer størst mulig grad av forutsigbarhet, trygge rammer og god håndtering ved gjennomføring av slike undersøkelser.
Håndtering av klager og varsel
WorkPlaceDevelopers AS er spesialister innen håndtering av varsel og klager om brudd på arbeidsmiljølovens § 4 og virksomhetens egne policyer.
Vi skiller mellom varsel og klage. En klage leveres når en ansatt påklager regelbrudd rettet mot egen person, mens den ansatte leverer et varsel når hun/han ønsker å informere om regelbrudd rettet mot en kollega. Begge situasjoner er dekket i arbeidsmiljølovens regler om varsling, men den videre saksbehandling blir ryddigere for alle parter om melders rolle er avklart gjennom disse begrepene. Våre tjenester består i å:
Rådgi kunden i design og gjennomføring av saksbehandlingsprosesser som sikrer at
saksbehandlingen gjennomføres i tråd med interne prosedyrer og rutiner, krav i lovverk, forskrifter og avtaleverk
viktige forretnings-, arbeidsmiljø- og ledelsesmessige hensyn ivaretas
Gjøre en første vurdering av innholdet i slike varsler og klager
Gjennomføre klageundersøkelser
en begrenset undersøkelse for å gjøre en vurdering av varselet, der klager / varsler og påvarslet utsettes for full saksbehandling
vanligvis en samtale med varsler og påvarslede.
Gjennomføre faktaundersøkelse
en grundig undersøkelse av fakta til grunn for klager og varslinger, inkludert vurderinger av faktiske forhold ift lovverk og policyer
Formelt korrekt tilbakemelding av funn i klage- og faktaundersøkelser til arbeidsgiver og involverte
Oppfølging og tiltaksarbeid i etterkant for å gjenopprette et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten og effektiv arbeidsutførelse i fortsettelsen
Klage- eller forundersøkelse
Klage- og forundersøkelse er et verktøy for ledelsen når man har grunn til å tro at det vil kunne foreligge varsel eller en klage, men hvor man ikke er sikker på om dette er tilfelle, hvem som ev. klager eller har problemene og hva problemene faktisk er.
Dette er på mange måter en innledende undersøkelse, hvor man samler informasjon og tar en første vurdering av status i saken. Klageundersøkelsen gjennomføres vanligvis som intervjuer med aktuelle medarbeidere, eventuelt i form av utdypende intervjuer med den som har kommet med klager/varsler for å få en god utdyping og oversikt over saken, før man eventuelt går videre.
Mandat for oppdraget inngås før arbeidet starter. Vi utarbeider en grundig rapport med konklusjon til oppdragsgiver.
Faktaundersøkelse
I en faktaundersøkelse undersøker vi hvorvidt påstander om brudd på arbeidsmiljøloven og ev. interne policyer og retningslinjer medfører riktighet.
Mandat for oppdraget inngås før arbeidet starter.
Faktaundersøkelsen inneholder bistand til de(n) som har levert klagen i forhold til å definere og presisere innholdet i klagen, I tillegg gis bistand til de(n) som blir påklaget slik at de på best mulig måte skal gi sine vurderinger og tilsvar av klagen.
Faktaundersøkelsen baserer seg på prinsippet om kontradiksjon.
Vi vet at gjennomføringen av en faktaundersøkelse ofte kan oppleves som en utfordrende prosess for de involverte. Våre erfarne konsulenter ivaretar de involverte gjennom å møte deltakerne med integritet og verdighet, sette klare rammer, skape trygghet og forutsigbarhet i prosessen.
Vi utarbeider en grundig rapport med konklusjon til oppdragsgiver.
Våre faktaundersøkere er sertifisert gjennom Arbeidsmiljøspesialistene, og våre organisasjonspsykologer samarbeider med erfarne arbeidsrettsadvokater for å sikre en juridisk og etisk, forsvarlig prosess.
God saksbehandling
Ved gjennomføring av faktaundersøkelser innføres formell korrekt saksbehandling. Dette blir i seg selv et verktøy for å ivareta arbeidsgiveransvaret, samtidig som deltakerne opplever prosedyrerettferdighet gjennom en rettferdig oppfølging for begge parter.
Rapport vil alltid inneholde relevant faglige teorier knyttet til funn i undersøkelsen, slik at rapporten i seg selv bidrar til læring om håndtering av konflikter og mobbing.
Etterarbeid etter rapport
Dersom rapporten fra en klage- eller faktaundersøkelse konkluderer med brudd, vil virksomheten i henhold til krav i arbeidsmiljøloven få en aktivitetsplikt for å gjenskape et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Vi kan bistå din virksomhet med å finne gode tiltak og løsninger.