Personvernerklæring

Introduksjon

WorkPlaceDevelopers AS (WPD) er et uavhengig konsulentselskap som er spesialister innen konfliktløsning og -håndtering. 

For å kunne levere våre tjenester er det nødvendig å behandle personopplysninger. Person-opplysninger er opplysninger som kan knyttes til en fysisk person, eksempelvis navn, e-post-adresse, telefonnummer eller lignende. Behandling av personopplysninger kan være innsamling, lagring, sammenstilling og utlevering. 

Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er WorkPlaceDevelopers AS ved daglig leder Lars Asle Einarsen. Kontaktinformasjonen til WPD er: 

Adresse:                 Gryta 2a, 7010 Trondheim

E-post:                   lars.asle.einarsen@wpd.no

Telefon:                  22 22 12 22 

Organisasjonsnummer: 915 116 221

For definisjoner på ord og uttrykk i denne personvernerklæringen, se «Lov om behandling av personopplysninger, Personopplysningsloven», https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38

Roller og ansvar ved behandling av personopplysning

Når kunden bestemmer hvordan oppdraget skal løses, innen en klar ramme og med et avgrenset formål for hvordan WPD skal gå frem, er WPD Databehandler og kunden er Behandlingsansvarlig. Kunde formidler eksempelvis data og personopplysninger til WPD i oppstarten på et prosjekt for å sikre best mulig leveranse.  

Det inngås en Databehandleravtale som fastsetter hvordan WPD skal behandle personopplysningene. Dersom WPD benytter underleverandør, informeres kunden om dette før avtale inngås. Data kan være opplysninger om en pågående konflikt, hva som er saksbehandlet tidligere i en sak knyttet til konflikthåndtering, innsamlet data i håndtering av konflikten, personopplysninger, osv.

WPD er behandlingsansvarlig for data som fremkommer ved følgende tilfeller: 

-               Du har sendt oss en henvendelse

-               Du har bedt om innsyn 

-               Du har meldt deg på et seminar eller kurs

-               Du abonnerer på vårt nyhetsbrev

-               Du har søkt jobb hos oss eller nevnt i en referanse

-               Du besøker vår nettside, www.wpd.no

Du er definert som kontaktperson hos kunde

Hvorfor samler vi inn personopplysninger, og hva slags informasjon er det?

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

  1. Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet: E-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg.

  2. Besvare henvendelser som kommer inn til oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for oss for å hjelpe deg med det du lurer på.

  3. Din arbeidsgiver har bestilt tjenester hos oss. Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i.

  4. Kursdeltakelse. Navn, telefonnummer, e-postadresse og ev. personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vi har vurdert det slik at dette ofte er nødvendig for å kunne tilpasse kursene. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt (du melder deg på kurs), eller behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i (din arbeidsgiver gjennomfører bedriftsinterne kurs).

  5. Rekruttering til nye stillinger oss hos. CV, søknad, attester og referanser. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt. 

  6. For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi Google Analytics. Vi behandler personopplysninger på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid ditt personvern ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk. I denne statistikken er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson. 

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. 

WPD bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag: 

  • Mynet AS, org.nr 980418944, drifter nett og pc-er. Microsoft Office med Office 365 og Sharepoint, Skype og Teams. Mynet er lokalisert i Trondheim. Vi benytter Sharepoint som dokumenthåndterings- og CRM-system, samt Teams og Skype som kommunikasjonsbase og gruppebasert utvikling

  • Gasta AS, org.nr. 979329989, er leverandør av og drifter våre nettsider. De benytter Squarespace som innholdsleverandør til nettsidene, hvor Google Analytics er en inkorporert del av Squarespace sin løsning. 

  •  Telenor ASA, org.nr. 982463718, drifter vår mobil-løsning. 

  • Optimas Organisasjonspsykologene AS, org.nr. 979972660 I forbindelse med leveranse av JTI-typeindikator knyttet til utvikling av grupper / individuell veiledning. 

  • Dynamik Management AS, org.nr. 919955066, leverer løsning knyttet til regnskap og fakturering gjennom systemet Go.Poweroffice.net  som igjen eies av Poweroffice AS, org.nr. 98037465. 

 All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Lagringstid

WPD oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig ut fra formål eller for å oppfylle bestemte lovkrav knyttet til type leveranse. Lagringstiden vil derfor kunne variere.

Kontakt- og kundeopplysninger får følgende vurdering mht. lagring  ut fra hvilken type leveranse som er levert. 

  • Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke.

  • I de tilfeller det er levert opplæring / veiledning og utarbeidelse av policy / rutiner, lagres kundeopplysningene i inntil 3 år etter avslutning av oppdraget.  Fordi det i enkelte tilfeller tar 2-3 år mellom hver leveranse som et naturlig intervall, lagres opplysningene slik at både kunden og vi har tilgang til nødvendig historikk for å kunne levere en god tjeneste ved gjenkjøp. 

  • I de tilfeller det er levert tjenester innen konflikthåndtering – vil rutine knyttet til sletting av data foretas i to prosesser. En lagring i inntil 5 år, før ny kontakt tas med arbeidsgiver (oppdragsgiver hos kunden) og vurdering av behov for videre lagring av data gjennomføres før ev. sletting. Dette med basis i følgende:  Personopplysninger knyttet til leveranser av konflikthåndtering, lagres iht. anbefaling for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, Personopplysningsloven, Artikkel 9 nr.2 bokstav f. I lov om Statsansatte § 25 (4) er det fastsatt at opplysninger om ordens-straff kan lagres i personalmappen i 5 år. Iht. Datatilsynet (https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/personvern-pa-arbeidsplassen/personalmappe/) anbefalinger, vil WPD etter fem år etter at saken er ferdig behandlet fra vår side, avklare med arbeidsgiver behov for videre oppbevaring eller sletting av data.

  • Fakturainformasjon og andre økonomiske avklaringer bestemmes av bokføringsloven, og lagres iht. denne. 

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.   

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende e-post til wpd@wpd.no og be om innsyn. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. 

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å sende oss en henvendelse på wpd@wpd.no. 

WPD vil ved forespørsel om innsyn og sletting gjennomføre dette iht. gjeldende lover og regler nærmere beskrevet i Personopplysningsloven. WPD vil i samarbeid med oppdragsgiver beskrive hvordan berettiget innsyn kan gis. 

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no. 

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside